FAQ informatique (personnels) : Le courrier électronique et les outils collaboratifs - PARTAGE

• FAQ de Renater, fournisseur de la solution PARTAGE aux universités
• tutos de Renater
• site web de Zimbra, solution logicielle libre sur laquelle repose PARTAGE

En règle générale, votre adresse mail prend la forme prenom.nom [at] univ-rennes2.fr (en minuscules). Exemple : gaston.berger [at] univ-rennes2.fr . Cependant, si cette adresse a déjà été attribuée, votre adresse mail peut prendre une forme légèrement différente. Exemple : gaston.berger2 [at] univ-rennes2.fr . Vous pouvez vérifier dans l'annuaire.

• Votre identifiant PARTAGE est votre adresse mail (la "principale", au cas où vous en auriez plusieurs - vérifiez dans l'annuaire)
• Votre mot de passe PARTAGE est le mot de passe de votre compte Sésame

Néanmoins, quand vous accédez à PARTAGE depuis l'ENT (webmail), vous vous identifiez avec votre compte Sésame (authentification centralisée de type "CAS").

Pour différentes raisons (notamment de sécurité), cette redirection n'est pas autorisée.

Comment faire ?

1. videz votre corbeille
2. faites du ménage dans votre dossier "Envoyé"
3. triez vos mails suivant leur taille puis téléchargez ou supprimez les pièces jointes des mails les plus gros

Comme sur tous les services de messagerie, la taille des pièces jointes est limitée. À Rennes 2, la limite est de 16 Mo.
Si votre document à envoyer dépasse cette limite, utilisez le service d'envoi de gros fichiers de l'ENT ou le porte-documents de PARTAGE.

Boite de service PARTAGE

• exemple : dsi-contact [at] univ-rennes2.fr
• utilisez ce moyen si vous souhaitez diffuser une adresse de contact
• plusieurs personnes du service peuvent être abonnées à cette boite
• un nouvel abonné voit les nouveaux messages, mais également les anciens
• un agenda et un porte-documents sont associés à la boite, utilisables par les personnes désignées
• cela permet un bon suivi des demandes
• le quota de stockage associé à la boite est indépendant des quotas individuels des abonnés
• en cas d'absence soudaine de la personne (ou de départ définitif), les mails déjà reçus peuvent être traités par une autre personne
• attention : les boites de service sont consultables uniquement par l'ENT (webmail), PAS par Thunderbird ou l'appli mail de votre smartphone
   

Alias de messagerie

• exemple : dsi-direction [at] univ-rennes2.fr
• utilisez ce moyen si vous souhaitez diffuser une adresse de contact
• plusieurs personnes du service peuvent être abonnées à cette boit
• un nouvel abonné ne voit que les nouveaux messages
• chaque mail sera simplement redirigé vers l'ensemble des abonnés
   

Liste de diffusion SYMPA

• exemple dsi-info [at] listes.univ-rennes2.fr
• utilisez ce moyen si vous souhaitez communiquer régulièrement vers un groupe de personnes
• vous pouvez paramétrer finement le fonctionnement de cette liste de diffusion
• vous pouvez gérer les abonnements de façon automatique (exemple : tous les personnels de l'université seront automatiquement abonnés), ou bien abonner manuellement, ou bien encore laisser les personnes s'abonner elles-mêmes
• les échanges de la liste seront archivés
• un nouvel abonné peut consulter les précédents mails via les archives de la liste
   

Pour déterminer le moyen de communication le plus adapté à vos besoins, contactez la DSI.
 

Remarques :

• sauf exception légitime, l'adresse de communication doit commencer par le nom de la structure
• la création (ou la suppression) doit être demandée par le responsable de la structure
• lorsque c'est techniquement possible, c'est le responsable de la structure qui doit lui-même effectuer les modifications (gestion des abonnés d'une liste de diffusion, etc.)
  • dans le cas contraire, il est tenu informé des modifications apportées par la DSI à la demande de lui-même ou d'un autre agent de la structure

• votre adresse mail est votre adresse mail principale (en cas de doute, vérifiez dans l'annuaire)
• votre nom d'utilisateur, sur le serveur IMAP (pour la réception des mails), est votre adresse mail (exemple : "gaston.berger [at] univ-rennes2.fr")
• l'adresse du serveur IMAP est imap.univ-rennes2.fr, sur le port 993, avec une sécurité de type "SSL"
• votre nom d'utilisateur, sur le serveur SMTP (pour l'envoi des mails), est votre identifiant Sésame (exemple : "berger_g")
• l'adresse du serveur SMTP est smtp.univ-rennes2.fr, sur le port 465, avec une sécurité de type "SSL"

Votre mot de passe est bien sûr le mot de passe de votre compte Sésame.

1. Dans les Préférences de Mail, assurez-vous que l'affichage et la création des mails sont au format "HTML"
2. "Préférences - Signatures"
3. "Format HTML" en haut à droite du cadre de saisie
4. "Nouvelle signature"
5. "Code source" dans la barre d'édition
6. Collez le contenu de votre signature (ou le modèle disponible à la page dédiée aux signatures normalisées Rennes 2
7. Remplacez "Prénom" et "Nom" par votre prénom et votre nom
8. Remplacez "Fonction ou Responsabilité" par vos fonctions et/ou vos responsabilités
9. Remplacez "Structure de rattachement" par votre UFR/Département/Service/Unité de recherche, etc.
10. Remplacez "Numéro de téléphone" par votre numéro de téléphone
11. Supprimez les mentions superflues
12. Entrez un nom pour cette signature
13. Enregistrez

1. "Préférences"
2. "Filtres"
3. Ajoutez le(s) filtre(s) correspondant(s) en fonction de l'objet du mail
   • Exemple : si l'objet du mail contient "SPAM" alors transférer le mail dans le dossier "Spam"

Pour réduire le nombre de spams reçus, cliquez sur "SPAM' pour chaque mail indésirable (cela en limite également la diffusion sur Internet).

1. "Outils"
2. "Options"
3. "Rédaction"
4. "Adressage"
5. sélectionnez l'annuaire "Annuaire Université Rennes 2 - Personnels"
6. enregistrez

1. "Calendrier"
2. Dans votre calendrier, cliquez sur le premier créneau horaire susceptible de convenir, en précisant bien la durée
3. "Participants"
4. Ajoutez les participants
5. Si "un ou plusieurs participants ne sont pas disponibles..." Suggérer une heure
6. Le planificateur vous affiche les disponibilités des participants dans la journée
7. Sur la droite, le calendrier vous affiche d'autres dates et horaires de disponibilité communs
8. Sélectionner un créneau horaire adapté
9. "Envoyer"
10. Les participants reçoivent immédiatement une invitation et peuvent "Accepter"

Attention : la visibilité de la disponibilité "Libre/Occupé" de chaque participant (interne ou externe) doit être visible par l'organisateur de la réunion. Dans PARTAGE, chacun gère la visibilité de sa disponibilité dans la partie Préférences / Calendrier / Autorisations.

En complément, voyez la FAQ de Renater sur PARTAGE (point 7).

1. Allez dans la gestion des comptes de votre smartphone
2. Ajoutez un compte de type Microsoft Exchange ActiveSync, associé à votre adresse mail Rennes 2
3. Si la récupération automatique des paramètres ne fonctionne pas, indiquez-les manuellement :
   •  nom d'utilisateur = votre adresse mail
   • serveur = webmail.univ-rennes2.fr
   • port = 443

En complément, voyez la FAQ de Renater sur PARTAGE (points 3 et 4)

Ajoutez un calendrier externe de type "iCAL" avec l'adresse (URL) du calendrier externe.
Exemple pour les jours fériés : https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/r/15366b3e-70ec-4fe5-8ed4-2cd6cf28b38b
Exemple pour les vacances scolaires de la zone B : https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/r/139ef8d5-f2ae-41fc-bc3a-d0e90a9ab7ad

Il faudrait rendre votre calendrier accessible en mode "Public" et en communiquer l'adresse (URL) à votre proche. Néanmoins c'est déconseillé parce que n'importe qui peut alors connaitre le détail de votre calendrier, simplement en en déduisant l'URL.

Partagez plutôt votre disponibilité :

1. "Calendrier"
2. "Calendriers"
3. "Envoyer un lien Libre et Occupé comme"... "ICS"

Votre proche pourra intégrer votre disponibilité dans son agenda (externe).

Récupérez d'abord le lien de votre disponibilité :

1. "Calendrier"
2. "Calendriers"
3. "Envoyer un lien Libre et Occupé comme"... "ICS"
4. Copiez/Collez le lien ICS (exemple : webmail.univ-rennes2.fr/home/gaston.berger [at] univ-rennes2.fr?fmt=ifb)

Puis dans EVENTO :

1. "Mon profil"
2. "Mes calendriers"
3. "Ajouter un calendrier"
4. "Nom du calendrier" = "PARTAGE"
5. "URL" = lien copié/collé précédemment
6. "Valider"

https://ancien-webmail.univ-rennes2.fr

Utilisez cet outil : https://ancien-webmail.univ-rennes2.fr/exportpartage

Dans Thunderbird, l'export :

1. "Outils"
2. "Carnet d'adresses"
3. Sélectionnez le carnet à exporter
4. "Outils"
5. "Exporter"
6. format ="Séparé par des virgules - UTF-8"
7. "Enregistrer"

Dans PARTAGE, l'import :

1. "Préférences"
2. "Importer/Exporter"
3. "Importer"
4. Sélectionnez le carnet à importer
5. Laissez la reconnaissance automatique du format des contacts
6. Sélectionnez la "destination" (liste de contacts existante, nouvelle liste...)

1. allez à la page d'accueil de l'ENT
2. "Enseignement"
3. "Mon emploi du temps"
4. sélectionnez votre emploi du temps
5. "Options"
6. "Export Agenda..."
7. "Générer URL..."
8. copiez l'adresse de votre agenda, du type : https://adeweb.univ-rennes2.fr/jsp/custom/modules/plannings/anonymous_ca...
9. dans PARTAGE, ajoutez un calendrier externe de type "iCAL" avec cette adresse

Attention :

• Par défaut, seuls les événements des 4 semaines à venir seront récupérés. Modifiez éventuellement le dernier chiffre de l'URL.
• Vous devrez refaire cette opération à chaque rentrée universitaire (à partir du 1er septembre) car l'URL change annuellement.

en construction

Dans PARTAGE :

1. "Préférences"
2. "Hors du bureau"
3. Paramétrez selon vos besoins

Votre abonnement à certaines listes est automatique et vous ne pouvez pas vraiment vous en désabonner. En revanche vous pouvez demander à ne plus recevoir de mails. Comment faire ?

1. allez à la page d'accueil de l'ENT
2. "Bureau"
3. "Mes listes de diffusion"
4. sélectionnez la liste
5. "options d'abonné"
6. "mode de réception" = "interrompre la réception des messages"
7. enregistrez

 

Comment faire ?

1. allez à la page d'accueil de l'ENT
2. "Bureau"
3. "Mes listes de diffusion"
4. sélectionnez la liste
5. options d'abonné
6. "mode de réception" = "résumé" (ou bien "interrompre la réception des messages")
7. enregistrez

En mode "résumé" vous ne recevrez qu'un mail par jour ou par semaine, regroupant tous les mails de la période.

Comment faire ?

1. allez à la page d'accueil de l'ENT
2. "Bureau"
3. "Mes listes de diffusion"
4. onglet "Création de liste"
5. remplissez le formulaire puis validez votre demande
6. elle sera traitée par la DSI dans les 48h

Voici les différentes façons de partager un document :

• utilisez le porte-documents de PARTAGE
• enregistrez-le sur le disque réseau P de votre UFR/département/service (partage uniquement avec les personnels biatss de votre UFR/département/service)
• enregistrez-le dans l'espace "Documents partagés" associé à une liste de diffusion (partage avec tous les abonnés à la liste)

Voici les différentes façons de travailler en mode collaboratif sur un document commun :

• créez un dossier dans votre porte-documents PARTAGE et invitez les collègues concernés
• à l'intérieur d'une UFR, d'un département, d'une unité de recherche ou d'un service, créez une page sur le site web intranet et restreignez-en la visibilité (travail collaboratif avec tous les personnels biatss de votre UFR/département/service)
• créez un espace de travail collaboratif sur Cursus (travail collaboratif avec tous les personnels de Rennes 2, voire avec des étudiants de Rennes 2)
• utilisez le wiki associé à une liste de diffusion (travail collaboratif avec tous les abonnés à la liste, de Rennes 2 ou d'ailleurs)

Remarque : pour l'instant, PARTAGE ne propose pas d'outil permettant facilement le partage et la modification synchronisée immédiate d'un document (à la façon de Google Docs).