FAQ informatique (personnels) : Le courrier électronique

En règle générale, votre adresse mail prend la forme prenom.nom [at] univ-rennes2.fr (en minuscules). Exemple : gaston.berger [at] univ-rennes2.fr . Cependant, si cette adresse a déjà été attribuée, votre adresse mail peut prendre une forme légèrement différente. Exemple : gaston.berger2 [at] univ-rennes2.fr .

Votre adresse se termine en "univ-rennes2.fr". C'est cette adresse que vous devez utiliser, systématiquement. "uhb.fr" est juste un "raccourci" que vous pouvez ponctuellement utiliser lorsque vous devez taper l'adresse d'un collègue ou d'un site de Rennes 2.

Pour différentes raisons (sécurité, affichage de cette adresse externe dans certains contextes...), la DSI déconseille cet usage.
De plus, cette redirection est susceptible de ne pas fonctionner dans certains contextes.

Cependant, en voici le mode opératoire :

1. allez à la page d'accueil de l'ENT
2. "Bureau"
3. "Mon courrier électronique"
4. "Courrier"
5. "Filtres"
6. "Transfert"
7. indiquez votre adresse personnelle externe
8. assurez-vous qu'une copie de chaque mail sera conservée dans votre boîte Rennes 2
9. enregistrez

Comment faire ?

1. videz votre corbeille
2. faites du ménage dans votre dossier "Envoyé(s)"
3. triez vos mails suivant leur taille et détachez (ou supprimez) les pièces jointes des mails les plus gros

Votre corbeille est sans doute pleine. Commencez par la vider.

Tous les personnels disposent du même quota de messagerie. La DSI augmente chaque année ce quota individuel d'environ 30%. Il n'est pas possible de faire davantage actuellement.

Comme sur tous les services de messagerie, la taille des pièces jointes est limitée. À Rennes 2, la limite est de 16 Mo.
Si votre document à envoyer dépasse cette limite, utilisez le service d'envoi de gros fichiers de l'ENT.

Activez le filtrage du spam.

Une boite partagée est une boite mail complémentaire à votre boite mail principale.

Avantages :

• elle ne vient pas impacter votre quota individuel de messagerie
• elle est consultable par plusieurs personnes de votre UFR ou service
• en cas d'absence soudaine de la personne (ou de départ définitif), les mails peuvent être traités par une autre personne

Si vous envisagez la création d'une boite partagée, contactez la DSI.

Effectivement. Rassurez-vous : votre destinataire a bien reçu la pièce jointe. Cependant, par défaut, les pièces jointes ne sont pas conservées avec votre mail. Vous souhaiteriez les conserver systématiquement ?
Comment faire ?

1. "Paramètres"
2. "Options"
3. "Courrier"
4. "Rédiger"
5. "Courrier envoyé"
6. "Sauvegarder les pièces jointes"
7. enregistrez

Lorsque vous créez un nouveau compte de messagerie dans Thunderbird, le processus d'auto-configuration est automatique, dès lors que vous avez indiqué votre adresse en @univ-rennes2.fr.
Comment faire ?

1. choisissez "Ne pas créer de compte et utiliser mon adresse existante"
2. précisez le prénom et le nom que vous souhaitez présenter quand vous écrivez
3. indiquez votre adresse mail en @univ-rennes2.fr
4. entrez votre mot de passe Sésame
5. continuez puis enregistrez

• votre adresse est de la forme "gaston.berger [at] univ-rennes2.fr"
• votre nom d'utilisateur (nom de votre boite sur le serveur IMAP) est de la forme "berger_g"
• l'adresse du serveur IMAP (pour récupérer les mails) est imap.univ-rennes2.fr, avec une sécurité de type "SSL", sur le port 993
• l'adresse du serveur SMTP (pour envoyer vos mails) est smtp.univ-rennes2.fr, sur le port 465

Votre configuration d'envoi (SMTP) doit être la suivante :

• adresse du serveur SMTP : smtp.univ-rennes2.fr
• port : 465
• sécurité : SSL
• connexion : obligatoire avec votre nom d'utilisateur de la forme "berger_g" et votre mot de passe

Suivez cette documentation.

1. "Outils"
2. "Options"
3. "Rédaction"
4. "Adressage"
5. sélectionnez l'annuaire "Annuaire Université Rennes 2 - Personnels"
6. enregistrez

Les dossiers '"locaux" posent deux problèmes :

• ils ne sont pas sauvegardés par la DSI (contrairement à vos dossiers de mails normaux)
• ils ne sont pas accessibles depuis l'ENT

En revanche, les dossiers de mails normaux sont sauvegardés et accessibles n'importe où.

Plutôt que rediriger vos mails (qui ne serait effectif que pendant quelques mois), il est préférable d'informer vos correspondants de votre changement d'adresse, lorsqu'ils tentent de vous écrire. Cette procédure fonctionnera sans limitation de durée dans le temps.

Comment faire ?

1. allez à la page d'accueil de l'ENT
2. "Bureau"
3. "Mon courrier électronique"
4. "Courrier"
5. "Filtres"
6. "Absence"
7. renseignez une absence sans date de fin
8. enregistrez 
9. n'oubliez pas d'activer cette règle d'absence

Vos mails ne seront pas redirigés mais la personne qui tentera de vous écrire sera informée en retour qu'elle doit vous écrire à votre nouvelle adresse.

Votre abonnement à certaines listes est automatique et vous ne pouvez pas vraiment vous en désabonner. En revanche vous pouvez demander à ne plus recevoir de mails. Comment faire ?

1. allez à la page d'accueil de l'ENT
2. "Bureau"
3. "Mes listes de diffusion"
4. sélectionnez la liste
5. "options d'abonné"
6. "mode de réception" = "interrompre la réception des messages"
7. enregistrez

 

Comment faire ?

1. allez à la page d'accueil de l'ENT
2. "Bureau"
3. "Mes listes de diffusion"
4. sélectionnez la liste
5. options d'abonné
6. "mode de réception" = "résumé" (ou bien "interrompre la réception des messages")
7. enregistrez

En mode "résumé" vous ne recevrez qu'un mail par jour ou par semaine, regroupant tous les mails de la période.

Comment faire ?

1. allez à la page d'accueil de l'ENT
2. "Bureau"
3. "Mes listes de diffusion"
4. onglet "Création de liste"
5. remplissez le formulaire puis validez votre demande
6. elle sera traitée par la DSI dans les 48h

Sur plus de 20 000 étudiants, il est rare qu'une information concerne un grand nombre d'entre eux. Il faut donc utiliser leurs adresses de messagerie avec beaucoup de mesure.
Contactez la DEVU.

Contactez l'Observatoire de la vie étudiante.
Vous pouvez aussi annoncer votre enquête dans les Petites annonces de l'ENT (catégorie "Enquêtes et sondages").