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annexe à la Déclaration CNIL de l'annuaire, site internet institutionnel, pages personnelles professionnelles et messagerie électronique

Annexes

  • ANNEXE 5 : SERVICE CHARGE DE LA MISE EN OEUVRE DU TRAITEMENT
  • ANNEXE 7 : FINALITES PRINCIPALES DU TRAITEMENT
  • ANNEXE 8 : MESURES PRISES POUR FACILITER L'EXERCICE DU DROIT D'ACCES
  • ANNEXE 8 BIS : MODELE DE NOTE D'INFORMATION A DIFFUSER DANS L'UNIVERSITE A L'ATTENTION DES PERSONNES FIGURANT DANS L'ANNUAIRE
  • ANNEXE 10 : TRANSMISSIONS D'INFORMATIONS ENTRE LE TERRITOIRE FRANCAIS ET L'ETRANGER
  • ANNEXE 12-1 : FONCTIONS DU TRAITEMENT
  • ANNEXE 13 : DISPOSITIONS PREVUES POUR ASSURER LA SECURITE DES TRAITEMENTS ET DES INFORMATIONS
  • ANNEXE 14 : CATEGORIES D'INFORMATIONS TRAITEES ET LEURS DESTINATAIRES
  • ANNEXE 16 : INTERCONNEXIONS, MISES EN RELATION, RAPPROCHEMENTS, CESSIONS

ANNEXE 5 : SERVICE CHARGE DE LA MISE EN OEUVRE DU TRAITEMENT

Les matériels utilisés sont implantés dans les locaux attribués par le Président de l'établissement sous la responsabilité ès qualité du Directeur du Centre de Ressources Informatiques.

ANNEXE 7 : FINALITES PRINCIPALES DU TRAITEMENT

Le traitement a pour finalité de permettre la mise en service :

  • d'un annuaire des étudiants, des enseignants-chercheurs, des personnels de l'établissement,
  • d'un site Web permettant notamment aux utilisateurs d'accéder aux informations universitaires, aux publications universitaires, aux pages individuelles professionnelles mises en place par les utilisateurs,
  • d'une messagerie électronique.

ANNEXE 8 : MESURES PRISES POUR FACILITER L'EXERCICE DU DROIT D'ACCES

1. EXERCICE DU DROIT D'ACCES ET DE RECTIFICATION

Le droit d'accès peut s'exercer auprès du CRI par Mél, par courrier ou sur place.
Le droit d'accès peut être exercé de deux manières :

  • soit par consultation directe sur un écran
  • soit par édition d'une fiche individuelle reprenant l'ensemble des éléments, édition réalisée par une personne du service.
    En cas de rectification, une copie des informations rectifiées sera communiquée à l'intéressé à sa demande.

2. INFORMATION DES PERSONNES


2.1 Information interne à l'université
La décision de création du traitement est :

  • publiée dans le bulletin d'information interne de l'établissement,
  • en libre accès sur le site Web qui présente le service d'annuaire.

L'annuaire étant un annuaire professionnel, il est constitué d'après les différents documents fournis par les responsables administratifs des UFR et services. Tous les agents sont ainsi répertoriés.
Le texte de la note d'information diffusée aux personnes figurant dans l'annuaire est joint en annexe.
En outre, une charte déontologique est diffusée à tout utilisateur du réseau de l'établissement, étudiants, non étudiant et personnel de l'université: par cette charte, qu'ils signent, les utilisateurs sont informés de la finalité de l'utilisation d'Internet, et s'engagent à ne l'utiliser qu'à des fins liées à l'enseignement, à la recherche ou à leurs activités au sein de l'université.
Ils s'engagent également à ne pas enfreindre les législations et dispositions pénales relatives notamment au droit d'auteur, à la fraude informatique, à la loi Informatique et libertés, à la protection de la personne humaine, à l'intimité et au respect de la vie privée.
Toute utilisation contraire à ces dispositions engagera la responsabilité personnelle de l'utilisateur et aura en outre pour conséquence immédiate la fermeture de son compte et la suppression de son mot de passe.
Une copie de chacune de ces deux chartes déontologiques diffusées figure en annexe.

2.2 Information des utilisateurs
Au surplus, les règles à respecter sont rappelées à toute personne se connectant au réseau.
Les termes de la clause apparaissant à l'écran sont les suivants :
"En accédant à ce service, vous êtes informé que l'utilisation du réseau Internet nécessite le respect d'un ensemble de législations que vous vous engagez à ne pas enfreindre, et relatives notamment au droit d'auteur, à la fraude informatique, à la loi Informatique et libertés, à la protection de la personne humaine, ainsi qu'à l'intimité et au respect de la vie privée ".


ANNEXE 8 BIS : MODELE DE NOTE D'INFORMATION A DIFFUSER DANS L'UNIVERSITE A L'ATTENTION DES PERSONNES FIGURANT DANS L'ANNUAIRE


Objet : Mise à disposition de l'annuaire de l'université sur l'Internet


Un annuaire de l'université est mis en service pour consultation via le réseau Internet et l'application dite World Wide Web.


Cet annuaire est relatif aux étudiants, chercheurs, professeurs, et membres du personnel et contiendra les éléments suivants :

  • nom, prénom, numéros de téléphone et de télécopie, adresse, adresse électronique, civilité, établissement, service, fonction, localisation (bâtiment, étage, pièce).

Et de manière facultative :

  • photographie, publications, formation, expérience et domaine professionnels.

Cet annuaire est connecté au réseau Internet. En conséquence vous pouvez vous opposer à ce que les informations facultatives vous concernant qui y figurent soient accessibles de l'extérieur de l'établissement. Pour cela nous retourner le coupon réponse.


Pour toute personne qui le souhaite, il est possible d'afficher également une page individuelle professionnelle. Cette page est rédigée par l'utilisateur sous son entière responsabilité.


Conformément à la loi informatique et libertés, nous vous informons que vous disposez d'un droit d'accès et de rectification relativement aux données vous concernant diffusées sur le réseau Internet, qui peut s'exercer de l'une des deux manières :

  • soit par consultation directe sur écran,
  • soit par édition d'une fiche individuelle reprenant l'ensemble des éléments, édition réalisée par une personne du service informatique.

Coupon réponse à retourner au Centre de Ressources Informatiques, uniquement si vous ne souhaitez pas que les informations facultatives de l'annuaire vous concernant soient accessibles par l'Internet.

ANNUAIRE DE L'UNIVERSITE
Je, soussigné(e), .................................... n'autorise pas l'Université Rennes 2 Haute Bretagne

(*) - à rendre accessible par l'Internet les informations facultatives me concernant
A .................................., le ........................
Signature :

(*) Rayez la mention inutile


ANNEXE 10 : TRANSMISSIONS D'INFORMATIONS ENTRE LE TERRITOIRE FRANCAIS ET L'ETRANGER

Les informations sont diffusées sur le réseau Internet, qui est un réseau international.
La note d'information diffusée aux personnes concernées (cf. le texte de cette note à l'annexe 8 bis) les informe de cette diffusion internationale, qui est l'objet même de la mise en place de cet outil de communication.

ANNEXE 12-1 : FONCTIONS DU TRAITEMENT

FONCTION 1 : MISE EN PLACE D'UN ANNUAIRE

  • Informations de base :
    • nom, prénom,
    • numéros de téléphone et de télécopie, adresse, adresse électronique,
    • civilité (Monsieur, Madame, Mademoiselle),
    • établissement, service, fonction, localisation (bâtiment, étage, pièce),
    • mots clés caractérisant l'objet du service et permettant une recherche de documents,
  • Informations facultatives :
    • photographie,
    • publications,
    • formation,
    • expérience et domaines professionnels,
    • adresse des pages individuelles professionnelles.
  • Raisonnements programmés :
    • saisie,
    • modification,
    • sélection,
    • impression,
    • suppression.
  • Résultats :
    • diffusion et consultation.

FONCTION 2: MISE EN PLACE D'UN SITE WEB ET D'UNE MESSAGERIE ELECTRONIQUE

  • Informations de base :
    • toutes informations relevant de la vie de l'établissement,
    • index des publications avec indication de leur auteur,
    • index des pages individuelles professionnelles,
    • mots clés caractérisant l'objet du service et permettant une recherche de documents,
    • passerelles permettant l'accès aux autres services proposés (annuaire, messagerie et listes de diffusion).
  • Raisonnements programmés :
    • saisie,
    • modification,
    • sélection,
    • impression,
    • suppression.
  • Résultats :
    • diffusion et consultation.


ANNEXE 12-2 : CARACTERISTIQUES TECHNIQUES DU TRAITEMENT

  • Niveau interne :
    • Matériel utilisé: serveurs web, annuaire et messagerie du CRI,
    • Système d'exploitation des serveurs: UNIX,
    • Gestionnaire de données: ORACLE,
    • Réseau : réseau informatique de l'université,
    • Terminaux : tous types - compatibles PC, acintosh, Terminaux Xwindows,
    • terminal passif,
    • minitel.

ANNEXE 13 : DISPOSITIONS PREVUES POUR ASSURER LA SECURITE DES TRAITEMENTS ET DES INFORMATIONS

  • les différents ordinateurs sont situés dans des locaux protégés dont l'accès est restreint au personnel autorisé,
  • le matériel est protégé des coupures de courant par un onduleur,
  • seuls les personnels habilités sont autorisés à accéder physiquement aux ordinateurs,
  • les données sont sauvegardées régulièrement et les sauvegardes sont stockées dans une armoire ignifuge,
  • l'accès à la mise à jour est subordonné à la fourniture d'un code d'accès, complété par un mot de passe personnel qui lui est associé, chacun d'une longueur minimale de six caractères. Les accès en mise à jour sont journalisés (fichier log),
  • les règles de sécurité informatiques sont connues de l'ensemble des personnes ayant accès aux équipements informatiques,
  • des filtrages sont mis en place afin d'empêcher qu'à l'occasion de la consultation par la voie du réseau Internet, un accès soit possible aux autres traitements de données nominatives informatisés gérés par l'université.

ANNEXE 14 : CATEGORIES D'INFORMATIONS TRAITEES ET LEURS DESTINATAIRES (voir tableau)

  Informations entrant dans cette catégorie Origine de l'information Destinataires Durée de conservation de l'information nominatives sur support informatique
Identité
  • nom, 
  • prénom, 
  • numéros de téléphone et de télécopie, 
  • adresse, 
  • adresse de courriel, 
  • établissement, service, 
  • fonction, localisation (bâtiment, étage, pièce),
  • civilité (Monsieur, Madame, Mademoiselle).
l'intéressé
utilisateurs d'INTERNET
jusqu'à
la modification des informations fournies par l'intéressé ou d'un changement de statut
Autres Informations
  • photographie,
  • publications,
  • formation,
  • expérience et domaines professionnels,
  • catalogue et contenu des publications,
  • catalogue et contenu des pages personnelles,
  • listes de diffusion.
Idem Idem Idem

 

ANNEXE 16 : INTERCONNEXIONS, MISES EN RELATION, RAPPROCHEMENTS, CESSIONS

La mise en place de l'annuaire de l'Université Rennes 2 pourra contribuer à la constitution d'un futur annuaire national des universités, qui fera l'objet d'une demande d'avis spécifique.